議事録自動作成ツールを使えばかんたん?要約機能で業務効率をアップ!

公開日:2023/08/15 最終更新日:2024/02/06

日々の会議で議事録作成が面倒と感じている人や苦手という方も多いのではないでしょうか。議事録作成は頻度の多い業務であるにも関わらず、割かれるリソースが重要視されづらい業務です。面倒な業務はツールで簡単にすることもできます。ここでは議事録を、時間をかけずに作成するコツ、最新の便利な議事録作成システムについて紹介します。

おすすめの議事録作成ツール

議事録作成業務は時間がかかる作業

キヤノンマーケティングジャパン株式会社が2022年12月に行った調査によると、全国の1000人のビジネスパーソンのうち、週に1回以上会議を行っている人の約半数が、議事録作成に負担を感じていることがわかりました。

また、1週間あたりの平均議事録作成時間は6.13時間。とくに若手は議事録作成の担当が多く、20代の平均は1週間あたり8.46時間におよびます。週5日勤務の場合、毎日1〜2時間が議事録作成に費やされているということです。

1日の実働時間が8時間の場合、議事録作成には1日の4分の1が割かれることもあります。現場の若手がどれだけの時間を議事録作成に費やしているか確認することは重要です。

この作業時間を削減することで、残業時間を減らすことができ、残業代の削減にもつながります

ツールの導入に一定の費用がかかるかもしれませんが、収益面では充分にプラスになるでしょう。議事録作成に費やしていた時間を通常業務に振り分けることで生産性が向上し、残業時間の減少により従業員の満足度向上や離職率の低下など、さまざまなポジティブな影響も期待できます

近年、職場におけるデジタルトランスフォーメーション(DX)の推進が進んでいますが、新規顧客獲得のための営業支援ツールと比較して、議事録作成などの内勤業務にはまだ導入が進んでいない企業が多いようです。

しかし、実際には守りの側面であるDXへの投資も企業を強くするために重要といえます

議事録作成をスピーディーに行うには?

議事録は会議で話された内容を共有するための重要な文書です。また、会議での決定事項や備忘録としても機能します。次回の会議では前回の話題の重複を避け、スムーズな進行をするためにも、会議の議事録を残すことは重要です。

議事録の作成のコツ

議事録の作成にはいくつかのコツがあります。もっとも効果的な方法は、会議中に議事録を作成することです。

ただし、話を聞きながら同時に書くにはテクニックが必要であり、誰にでも簡単にできるわけではありません。会議中に全体の構造をイメージしながら整理する習慣を身につけると、議事録もわかりやすくなります

必要な部分はメモしたりマークしたりしておき、後で確認することもスムーズに行えるでしょう。

議事録の作成に時間を短縮するテクニック

時間を短縮するためのおすすめのテクニックは、フォーマットを使用することです。会議の名前、日時、場所、参加者、目的などは事前に記入しておくことができ、これらの項目は再利用できます。

定例会議の場合は参加者や場所がほぼ同じであるため、日時のみ更新すれば充分です。毎回ゼロから記入するよりも遥かに楽になります。

会議中に作成できなかった場合

議事録は会議中にできるだけ完成させるのがベストですが、それができない場合でも、会議が終わったら次の仕事に取り掛かる前にできるだけ早く完成させることをおすすめします

時間が経つと記憶が薄れてしまい、思い出すのに時間がかかり、議事録作成にかける時間が長くなってしまう負のスパイラルに陥る可能性があるからです。

議事録作成ツールの「要約機能」とは

最新の議事録作成ツールには、音声を自動的にテキストに変換する機能だけでなく、要約まで行ってくれる機能もあります。

株式会社ALMが提供する「AI議事録取れる君」というサービスを例に挙げると、音声をAIがリアルタイムにテキスト化し、文字起こしの完了後に小見出しや箇条書きの要約を自動的に作成するものです

この要約機能は、「要約が苦手である」「要約に時間がかかる」という人にとって非常に便利な機能といえるでしょう。

また、このツールはチームズやズームなどとも連携しており、オンライン会議でも簡単に利用することができます。また、議事録を共有するメンバーでチームを作成することで、いつでもメンバーが議事録を閲覧や編集することができます。

さらに、このツールは議事録をURLで共有したり、アクセス制御を設定したり、議事録の記録が完了したら即座にメールを送信したりするなど、補助的な機能も充実しており、非常に便利なツールです。

まとめ

議事録作成は重要ですが、その一方でリソースを過度に消費したり、作成担当者が会議で積極的に発言しづらくなったりといったマイナスの要素も存在します。また、議事録作成による残業も頻繁に発生しているのです。こうした問題を解決するためには、議事録を自動で作成してくれる、議事録作成ツールの導入をおすすめします。

先述した「AI議事録取れる君」は7日間の無料トライアルも提供しているので、優れた議事録作成ツールが手に入るのであれば、ぜひ導入を検討してみる価値があるでしょう。

おすすめ議事録作成ツールの機能ごとの早見表

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サービス名Ai議事録取れる君RIMO voiceAIGIJIROKUスマート書記Aces Meet
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