何をチェックすればいい?議事自動作成ツールの選び方とポイント

公開日:2023/09/15 最終更新日:2024/02/06


業務効率化のために議事録作成ツールを導入したいと考えている方はいませんか?初めての導入だと、どこを見比べたらよいのかわからないでしょう。そこで本記事では、議事録作成ツールの選び方について詳しく紹介します。これから議事録作成ツールの導入を検討している方は、ぜひ参考にしてください。

おすすめの議事録作成ツール

議事録作成ツールの機能をチェック

一口に議事録作成ツールといっても、ツールに搭載されている機能は、製品ごとにさまざまです。そのため、議事録作成ツールを導入する際は、製品ごとに搭載されている機能をチェックすることがおすすめです。

議事録作成ツールを購入したとしても、必要性を感じていた機能が搭載されていないような製品を選んでしまっていたら、製品を使いこなせなかったり、大した業務効率化の役に立たなかったりすることにつながるので注意しましょう

ここでは、議事録作成ツールによくある機能について紹介します。

文字起こし機能

文字起こし機能は、議事録の作成がメインに開発されたツールであれば、ほぼ確実に備わっている機能です。文字起こし機能が搭載されていれば、会話を文字に起こして、テキストファイルとして保存しておく作業を自動化することができます

最新の製品では、話者を認識し会話の文字起こしだけでなく、話者の記録も行える製品も登場しています。

タスク管理機能

タスク管理機能は、会議中に決まったタスクを記録・管理できる機能です。

議事録作成ツールを単なる記録だけでなく、スケジュール管理の効率化にも活用したいと考えているのであれば、タスク管理機能が搭載されている製品を選ぶことがおすすめです。

翻訳機能

翻訳機能は、会議の内容を文字に起こした議事録を自動で日本語以外の言語に翻訳してくれる機能です。

会議の議事録を都度翻訳する手間が無くなるため、外資系の会社で社内に日本語話者以外も在籍している場合や、今後グローバル展開も視野に入れている場合に最適です

文章の自動翻訳ツールは、無料・有料問わず多数存在するため、議事録作成ツールで一括管理を行いたい場合以外は優先順位の低い機能だと考えられます。

共同編集機能

共同編集機能は、名前の通り議事録を複数人で同時に編集が行える機能です。共同編集機能が搭載されていれば、複数人で同時に議事録のファイルが開けるため、編集作業に待ち時間が発生しません。

日常的に議事録を複数人で同時に編集しているのであれば、必須の機能といえるでしょう。なお、大人数での同時編集を考えている場合は、共同編集が可能な人数に制限がないか確認してから導入を決めるようにしましょう

音声認識の精度

議事録作成ツールは、有料の製品であっても音声認識の精度に差があります。

精度が低い製品を導入してしまうと、結局自動で議事録が作成できたとしても、誤字脱字チェックに時間を取られ、想定よりも業務が効率化できなかったという結果につながるので注意しましょう。

音声認識の精度については、調べたところで使用環境の相性などもあるため、各製品の無料体験版などを実際に自分で利用してみてから判断することがおすすめです。

編集機能

議事録作成ツールで自動作成した議事録を、どのように編集できるのかは、製品ごとに違いがあります。そのため、議事録作成ツールを導入する際は、あらかじめどのように編集したいのか、ビジョンを明確にしてから実際に体験版を使用してみて判断することがおすすめです

自分にとっては、当たり前に実装されていると思うような機能であっても、製品によってはオプション料金がかかってしまうケースもあります。

料金面をチェックしよう

議事録作成ツールの価格は製品ごとに差があるため、導入する際は料金面も忘れずに比較することがおすすめです。

なかには、完全に無料で利用できる製品や、条件付きで無料で利用できる製品もありますが、業務に本格的に取り入れていこうと考えているのであれば、無料版では機能不足の可能性が高いです

なお、議事録作成ツールはほとんどの製品が1度の支払いで終了する買い切りタイプではなく、利用量もしくは利用期間ごとに応じたサブスクリプション形式での販売となっています

長期的に利用する場合、少しの価格差が大きな負担になる可能性もあるため、導入する際はしっかりと料金を比較して検討するようにしましょう。

セキュリティ面をチェックしよう

社外秘や個人情報も議事録作成ツールで取り扱う可能性がある場合は、セキュリティ面の性能も忘れずにチェックする必要があります。

一切セキュリティ対策が施されていない製品やセキュリティ対策が甘い製品を選んでしまうと、外部への情報漏えいなどの大きな損害が発生してしまう可能性があるので注意してください。

確かなセキュリティ対策が施されている製品を選びたい場合は、ネットワークに接続しないタイプの製品やデータを専用のサーバーで保管できる製品を選ぶことがおすすめです。

データをクラウドで保存する形式の製品を導入する場合は、データを保存しておける容量と料金もチェックしましょう。

まとめ

本記事では、議事録作成ツールの選び方とポイントについて紹介しました。いかがだったでしょうか。一口に議事録作成ツールといっても、性能や機能面は製品ごとに違いがあります。適当に決めてしまうと、誤字脱字の編集負担が大きいなどで、結果として業務の効率化に繋げられないケースもあるため注意しましょう。製品選びの際は、いきなり有料版を契約するのではなく、体験版を触って比較してから決定することがおすすめです。

おすすめ議事録作成ツールの機能ごとの早見表

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