議事録の自動作成ツールとは?選び方やツールの精度について

公開日:2023/07/15 最終更新日:2024/02/06

会議では誰かが議事録を取るのが一般的ですが、作成に負担がかかるので悩むケースも少なくありません。そこで最近では、議事録を自動で作成してくれるツールの人気が高まっています。本記事では、議事録作成ツールとは何か、どれくらいの精度か、導入するときのポイントなどを解説します。

おすすめの議事録作成ツール

議事録自動作成ツールとは

議事録は、会議において欠かせないものですが、手作業で作成するのは時間と労力を要するうえに、ヒューマンエラーも発生しやすいものです。そこで、議事録を自動で作成してくれるツールが注目されています。

「議事録作成ツール」とは、AIの音声認識機能を活用して、音声データを文字起こしし、議事録を自動的に生成するのが基本的な機能です

人工知能(AI)が学習し、音声データを解析・処理することによって、正確かつ迅速に文字起こしできるので、会議中に誰かがメモしたり、会議後に議事録を作成したりする手間と負担を軽減できます。

また、議事録作成ツールは、AIが音声データを元に学習することで、利用するたびに精度を向上できます。専門的な用語などはあらかじめ登録しておけば、理解して使用可能です。

このように、AIは大量のデータを解析し、言語モデルを構築していくため、利用回数やデータ量が増えるほど、より正確な文字起こしが可能となるのも特徴です。

議事録自動作成ツールの精度について

議事録自動作成ツールは、AIの音声認識機能を利用して会議やプレゼンテーションの音声データを文字起こしし、議事録を自動的に生成するツールです。しかし、完璧な議事録を作成できるほどの精度ではない点について注意しなければなりません。

というのも、一般的な議事録の場合、発言者と内容を記載していくのが一般的です。会議によっては複数人が参加することもあるので、発言者が記載されていなければ、誰が何を言ったのかわからなくなってしまいます。

しかし、議事録作成ツールでは発言者を特定するのはむずかしいものがほとんどです。とくに、同時に複数の人が話したり、発言の途中で誰かが割って入り発言者が切り替わったりするといった状況では、正確な発言者の識別は困難となります

また、議事録作成ツールは、音声データを解析して文字起こしを行いますが、周囲の環境音や特殊なアクセントや発音を誤解釈するケースや、「えー…」「うーん」など必要のない部分まで文字起こししてしまい、議事録に誤った情報や不要な文字が含まれる可能性があります

このように、決まった環境でクリアな音声であれば、精度高く議事録を作成することが可能ですが、完璧な記録を自動作成することはむずかしいと考えておきましょう

もちろん、議事録作成ツールは便利なツールであり、議事録にかかる時間と手間を節約することができます。

しかし、完璧な精度を求める場合には限界があるので、ツールで自動作成した議事録を最終的に確認したり、誰が何を発言したのかは誰かがメモを取っておいたりと、何らかのサポートは必要になります。

精度の高さはツール選びの際にも重要なポイントになる

ひとえに議事録作成ツールといっても、数多くのサービスが存在するため、適切なツールを選ぶことが重要です。そこで、ツールを選択するときに考慮すべきポイントを紹介します。

AI認識機能の評判や機能を調べる

議事録作成ツールによって精度が異なり、誤変換が少なく、不要な文言は変換しないといった精度が高い議事録を作成できるものもあります。評判や体験版を活用し、どのような精度のツールが確認し、納得したうえで導入することが大切です。

ツールの使いやすさをチェック

次に、使いやすさの確認を行うのもポイントです。議事録作成ツールの中には、シンプルな機能で直感的な操作が可能なものもあれば、多機能でやや操作が複雑なものもあります。

直感的な操作やシンプルなレイアウトは、スムーズな作業を可能にしますが、必要な機能が揃っているのかなど、機能と操作性のバランスを見極めることが重要です

議事録のひな形をチェック

そのほか、ツールが提供する議事録の出力ひな形を確認しておくのもおすすめです。会社によっては決まったデザインでの提出を求められることもあるので、ひな形のバリエーションやカスタマイズ性を確認しておけば、作業効率を向上できます。

議事録作成ツールは体験版を利用できるサービスも多いので、体験版を活用して性能や使いやすさを確認しておくと、失敗するリスクを軽減できるでしょう。

まとめ

負担になりがちな議事録作成ですが、自動作成できるツールを取り入れることで作業負担を大幅に軽減できる可能性があります。しかし、環境音が入って正しく文字起こしできなかったり、発言者が特定できなかったりすることもあるので、環境を整える必要があります。また、ツールによって精度に差があるため、目的や求める機能、料金などを確認したうえで、納得できるツールを選びましょう。自社に合うツールを導入できれば、議事録を自動で作成することができ、従業員の負担軽減と作業効率を向上が期待できます。

おすすめ議事録作成ツールの機能ごとの早見表

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サービス名Ai議事録取れる君RIMO voiceAIGIJIROKUスマート書記Aces Meet
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