議事録を自動で作成!議事録作成ツールとは?使うメリットも解説

公開日:2023/06/28 最終更新日:2024/02/06

これまで、議事録は人が作成するのが通常でした。しかし、業務の効率化を進めるために、自動で議事録を作成できる、議事録作成ツールを導入する企業が増えてきています。本記事では、議事録作成ツールとは何かに加え、使用するメリットについても解説していきますので、議事録作成ツールの導入を検討している方は、ぜひ参考にしてください。

おすすめの議事録作成ツール

議事録作成ツールとはどんなツール?

議事録作成ツールとは、その名のとおり、議事録を作成するツールです。企業などで会議を行った際は議事録を作成しますが、これまでは人が作成してきました。

しかし、議事録作成ツールの登場により、人が作成する必要がなくなりました。

AIが音声を読み取り、自動でテキスト化をしてくれるため、効率よく議事録が作成可能です。文字起こしの精度も年々向上しており、日常会話であれば、ほとんど読み取りができます。

また、議事録作成ツールは、ただ人が発した言葉をテキスト化するだけではありません。AIが音声を聞き分けて、誰の発言なのかも教えてくれます。さらに、句読点を自動で挿入し、ケバ取りも行ってくれます。

発言した内容をすべて文字起こししただけでは見づらいですが、この機能によって、かなり見やすくなります。

このほか、タグ付けやラベリング、外国語対応など、さまざまな機能を有しているため、企業の業務は大きく効率化されることでしょう。

会議に無駄が多い?日本の労働生産性が低いとされる理由

会議はどの企業でも行われていますが、日本は無駄な会議が多く、労働生産性が低いといわれています。労働生産性を下げてしまっている理由のひとつは、過去のことに時間を使っていることです

たとえば、報告や連絡です。会議の場で報告や連絡を行っているのであれば、それは大きな無駄といえます。なぜなら、どちらも既に起きていることを伝えているだけだからです。

過去のことを会議の場で伝える必要はなく、ITツールなどを用いて効率化しましょう。会議の場で話すべきなのは、過去ではなく未来の話です。

企業や社員の未来をよくしていくためにはどうすればよいのか、次は何をしなければならないのかなどについて話すようにしましょう

また、明確な目的のない会議も無駄です。とくに決めなければならないことはないのに、定期的に行うことになっているから集まっているだけという会議に関しては、見直しが必要です。

情報共有のために行っているということも考えられますが、直接会わなくても情報を共有することは可能です。生産性を上げるためにも、必要性の低い会議は思い切ってなくしてしまいましょう

無駄が多いといわれている日本の会議ですが、それでも事業を円滑に展開するうえでは必要であり、完全になくすことはできません。そのため、より効率よく会議を進めることが必要です、そのためにおすすめなのが、議事録作成ツールです。

このツールを使うことによって、会議を大幅に効率化させることが可能です。

議事録作成ツールを使うメリット

議事録作成ツールは、議事録を自動的に作成することにより、会議の効率化につながる便利なツールです。ここでは、議事録作成ツールを導入することのメリットについて解説していきます。

作成スピードが速い

人が議事録作成をする場合、時間がかかります。パソコンを使用して作成したとしても、10分程度の会議であっても、1時間以上要することもあります。議事録を作成している間は、ほかの業務が停滞してしまい、企業にとっては大きな損失です。

しかし、議事録を自動で作成してくれる議事録作成ツールを用いることで、作成スピードは劇的に速くなります。その速さは人の会話スピードと同程度です。ミスなくしっかりとテキスト化してくれるため、業務効率の大幅な向上につながります

共有や管理が可能

企業の会議には、全員が参加するわけではありません。必要な社員のみが参加し、話し合いなどを行います。会議は行っただけでは意味がなく、その内容の共有が非常に重要です。

議事録作成ツールを使用すれば、会議に参加していない社員が簡単に内容を確認できます

また、これまでに行った会議を管理も可能です。議事録検索をすることで、自分が確認したい会議の議事録を閲覧することができます。このように、簡単に共有や管理ができるのも、議事録作成ツールの大きなメリットです。

情報共有がスムーズに行われることで、企業の業務もさらに効率化されることでしょう。

会議の見える化

議事録作成ツールのなかには、会議や商談のなかで使用されるキーワードを分析してくれる機能があるものもあります。この機能によって、成果との関連性を調べたり、社員の教育に用いたりすることもできます

場の雰囲気を数値化してくれる機能があるツールもあるなど、会議の内容が目で見てわかるようになり、今後の業務に役立てることができます。

まとめ

本記事では、議事録作成ツールとは何かに加え、使用することもメリットについても解説しました。議事録作成ツールは社員の業務負担を大きく軽減させ、業務の効率化につながります。

議事録作成ツールにもさまざまな種類があり、機能も異なるため、自社にはどのような機能が必要なのかを考えたうえで、どのツールを導入するか決めましょう。

おすすめ議事録作成ツールの機能ごとの早見表

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